Por Guilherme Garcia Amaro da Rocha

A sistematização de processos consiste, essencialmente, em melhorar a produtividade dos mesmos, gerando economia de tempo/dinheiro.

 

Porém, é imperativo que se sobreponham certos desafios que muitas vezes são negligenciados. Podemos categorizar estes desafios basicamente desta forma e a serem atacados nesta ordem:

 

  1. Preparação de um Documento Especificando a VISÃO Desta Mudança 

Toda mudança significativa na forma que uma empresa trabalha precisa ser guiada por uma visão bem objetiva, um “roadmap” muito claro do que deve ser feito e descrever os resultados esperados da mesma.

 

O ideal é que esta visão seja formada em conjunto por todos os cabeças das áreas afetadas, de forma que mais “stakeholders” se sentirão incluídos e provavelmente terão menos aversão às mudanças.

 

O resultado desta fase inicial é um documento de visão, que descreve os principais marcos, metodologia da implementação, fases, suas sequências e “checkpoints”, além de explicar os benefícios esperados no curto e longo prazo. Outra informação importante é já identificar os dados mensuráveis e possuir já uma indicação do ROI (Retorno do Investimento).

 

  1. Conquistar Funcionários Apoiando a Mudança 

Com o documento de visão formatado com apoio dos “stakeholders” das áreas envolvidas, estes provavelmente já serão apoiadores da mudança, porém, o sucesso de qualquer implementação depende completamente das pessoas que de fato usam o sistema.

 

Já é provada a existência de uma aversão psicológica às mudanças – se não há nenhum processo muito problemático, a tendência é que as pessoas considerem que não há necessidade de mudança. “Não mexe no que está quieto”, “Não se mexe em time ganhador”, “Estão procurando sarna pra se coçar” são algumas respostas automáticas às mudanças. Sobrepor esta aversão é crucial, a mudança deve ser vendida muito bem aos usuários, pois, caso contrário, afetará muito a moral dos mesmos.

 

Existem muitas formas de promover a mudança, sendo as mais efetivas aquelas que levam o próprio funcionário a chegar à conclusão de que a mudança é positiva e necessária. Geralmente envolvem reuniões/brainstormings elucidando os problemas ou necessidades de melhorias em processos, nas quais se deixa que os próprios participantes deem ideias de melhoria, a sacada é fazer com que eles proponham melhorias sem mudanças no sistema atual de forma que, em algum momento, vão chegar na conclusão que um novo sistema é necessário.

 

  1. Avaliação e Seleção de Software 

Existem centenas de players neste nicho competitivo, e até mesmo antes de avaliar as opções, um exercício pode ser feito com o time, onde se defina o “mundo ideal” nos processos da empresa envolvendo PLM.

 

Mas, na maioria dos casos, os integrantes desconhecem o assunto e se torna muito difícil criar uma definição clara das “features” necessárias em um sistema PLM para atender à visão da empresa.

 

Existem métodos sugeridos para avaliação de sistemas, como este do “Centre for Software Engineering” da Irlanda, que é baseado nos padrões internacionais ISO/IEC 9126 e ISO/IEC 14598.

 

O ideal é que um comitê seja criado para estudar o tema e criar um documento contendo as necessidades e “features” indispensáveis. Isso reduzirá muito as chances de algum fornecedor manipular seus critérios de seleção.

 

Reuniões com os principais fornecedores devem ser marcadas, onde deve ser apresentada a visão e as necessidades de PLM ANTES de receber qualquer tipo de demonstração do sistema. Os fornecedores devem avaliar estes documentos para que eles próprios se excluam da concorrência caso não atendam a todos os itens da lista.

 

Nada impede que esta lista seja atualizada após as demonstrações, caso seja apresentada alguma “killer feature” em alguma delas. Não devemos ficar satisfeitos com demonstrações padrão, casos reais com o mínimo de dados necessários devem ser apresentados.

 

Uma lista de necessidades pode conter os seguintes itens como exemplo, é importante definir também o peso que cada item possui para avaliação dos fornecedores.

 

Item Peso
Plataforma totalmente web 10
Login integrado com AD 10
Notificação de atividade por e-mail 8
Auto redirecionamento de tasks críticas 7
Sincronização bidirecional com CAD 8
Preview de modelos CAD 6
Cria BOMs multi-nível facilmente, importa BOM, calcula custo em cada nível 10
Colaboração com agentes externos ao AD, fornecedores, clientes 5

 

Outro ponto importante na seleção de um sistema PLM é sua performance e principalmente o hardware necessário para se alcançar sua máxima performance, além de verificar necessidade do sistema instalado em múltiplas plantas da empresa.

 

É de suma importância questionar fornecedores sobre a necessidade softwares de terceiros, não suportados por eles, para habilitar certas funcionalidades, como geralmente é o caso do publicador de documentos que é utilizado para gerar o “preview” dos mesmos. Esse sistema terceiro pode até fazer parte do pacote que está sendo cotado, mas mesmo assim é importante saber o nível de suporte que eles dão à ferramenta e se terão acesso ao suporte de seu fabricante.

 

Os fornecedores devem explicitar claramente se todas as “features” apresentadas dependem de customização e qual nível de customização é necessário. Cada item que necessite de customização será um ponto de atenção na implantação, pois sua finalização pode variar e afetar o cronograma e por consequência o custo.

 

Em geral o custo pesa muito nesta seleção, alcançar o equilíbrio entre funcionalidades, facilidade de implementação e gerenciamento, nível de customização e custo, é imprescindível para o sucesso desta empreitada.

 

É importante também levantar a flexibilidade e nível de permissionamento necessários para implementar os processos, empresas que possuem processos com um nível mais restritivo e ramificado de permissões devem adicionar casos de uso a serem avaliados.

 

Um último ponto importante é verificar a capacidade do fornecedor de entregar o sistema funcionando de acordo com as necessidades, não há nada de errado em pedir referências de clientes anteriores e fazer contato, isso se torna uma preocupação principalmente se o fornecedor for um revendedor e não a matriz. Dependendo do tamanho da implementação e nível de customização necessários, vale mais a pena envolver a matriz, mesmo com os custos extra envolvidos.

 

A avaliação do sistema PLM deve ser criteriosa, pois é uma escolha que pode favorecer ou atrapalhar a implementação da visão PLM formada.

 

Confira na próxima parte do artigo os itens de 4 a 10 sobre os desafios da implementação de sistema PLM.

 

Fontes

Este artigo é baseado, além de minha experiência, em artigos da “Technology Evaluation Centers (TEC)” e em artigos/PMBOK sobre as melhores práticas de gerenciamento de projetos da PMI (Project Management Institute).

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