Por Guilherme Garcia Amaro da Rocha

Na primeira parte desse artigo começamos a abordar os desafios acerca da sistematização de processos. Confira a seguir os demais itens que englobam esses desafios.

 

  1. Gerenciamento da Implementação

Após a escolha do sistema e fornecedor, é hora de definir como gerenciar a implementação como um todo, estes são os principais itens a serem tratados:

  • Escopo de trabalho e comitê de direção

Para definição do escopo de trabalho, o ideal é que exista um comitê diretor composto por consultores do fornecedor e membros internos, podendo envolver “stakeholders” do sistema PLM, seu papel será basicamente prover direção e alinhamento, aprovar mudanças/decisões e ser facilitador no andamento do projeto. O documento de escopo de trabalho deve descrever todos os itens a serem cobertos pela implementação, formulando a estratégia de implementação e criando um plano inicial baseado em marcos. Os marcos mais importantes devem ser destacados e também atrelados ao pagamento, ou seja, o fornecedor deverá ser pago em etapas a cada marco conquistado.

É importante utilizar o formato de projeto de escopo fechado com pagamentos atrelados a entregáveis, pode-se considerar também atrelar a finalização dos mesmos marcos ao PLR dos integrantes de forma a ter peso relevante em seus lucros – essa, no entanto, é uma forma de incentivo que deve ser considerada com cuidado, pois pode afetar a moral da equipe.

O comitê de direção deve receber relatórios de status e se reunir periodicamente para avaliação e resolução de problemas/conflitos, suas decisões devem ser soberanas e finais.

  • Infraestrutura e Instalações

Um exemplo de comitê de direção contém pelo menos três grupos de pessoas, divididas em grupo de infraestrutura, grupo de implementação e grupo de qualidade.

O grupo de infraestrutura, obviamente, terá em mãos as necessidades de hardware e seguirá seus procedimentos de compra para disponibilizar estes equipamentos, além de, caso necessário, viabilizar contratação de recursos adicionais para o projeto.

O grupo de implementação deve ser liderado por gerentes funcionais e técnicos que dirigirão a implementação, provendo treinamento aos novos recursos, caso necessário e serão responsáveis pelo plano do projeto de implementação.

O grupo de qualidade deverá ser capaz de garantir a qualidade do sistema, devem internalizar muito bem toda a documentação e necessidades PLM. Devem auxiliar a implementação realizando testes periódicos, garantindo que novas “features” funcionem e que as funcionalidades previamente implantadas não sejam afetadas.

 

  1. Mapeamento do Processo Atual para as Features do Sistema Selecionado

Uma vez que o sistema estiver instalado em um ambiente de desenvolvimento, é possível realizar uma análise de gap gerando assim um relatório de mapeamento.

Esta fase depende totalmente do nível de maturidade e documentação do processo atual da empresa, pois vamos mapear esse processo definindo as “features” do sistema que serão utilizadas para cada fase. É um ponto de atenção em todo processo de implementação, pois, não é raro que o processo documentado não reflita a realidade da operação.

Um cuidado extra deve ser tomado aqui devido a mudanças de última hora nos processos operacionais da empresa. Muitas vezes o gestor de uma área se empolga com o novo sistema disponível e pode definir mudanças desnecessárias em seu processo ou até piorá-lo, havendo necessidade de mudança após a implementação.

 

  1. Identificar Customizações e Definir Prioridades

Mesmo que o sistema selecionado tenha muitas funcionalidades “out of the box“, em processos complexos podem faltar algumas funcionalidades que devem ser desenvolvidas, as quais devem ser identificadas cedo no projeto, pois seu desenvolvimento pode levar tempo. Um documento de mapeamento destas “features” e suas complexidades pode ser necessário, os desenvolvimentos nele devem ser priorizados de acordo com peso que cada um tem no documento de necessidades.

Eu costumo dizer que “O sistema PLM deve suportar e se adequar aos processos da empresa e não o contrário”, porém, devido a limitações no sistema selecionado, mudanças no processo operacional podem ser necessárias. Estas mudanças devem ser levantadas e reportadas ao comitê de direção, que, junto aos responsáveis das áreas afetadas entrarão em acordo sobre a mudança do processo ou customização do sistema. Obviamente, estas mudanças devem ser negociadas de forma a impactar o mínimo possível as operações da empresa.

Customizações são sempre pontos de atenção em qualquer projeto, pois podem impactar o sistema por muito tempo, como, por exemplo, nas atualizações do sistema –  deve ser estudado se futuras atualizações podem “quebrar” as mesmas e o que pode ser feito para mitigar essas possibilidades de manutenção futuras.

Um ponto a ser estudado é a necessidade de nacionalização do sistema como um todo ou parte dele. Os principais fornecedores já oferecem versões traduzidas do sistema todo, outros oferecem tradução apenas da interface, deixando a biblioteca de ajuda, o famoso “Help” do sistema em outra língua, é importante verificar estas necessidades até antes da decisão da compra, mas estas customizações também podem ser planejadas neste passo.

 

  1. Treinamento de Administração do Sistema PLM

É importante que pessoas responsáveis por sistemas na empresa sejam treinadas para administração do novo sistema PLM, são estas pessoas que manterão o sistema em pleno funcionamento e farão a ponte entre os possíveis problemas futuros e o fornecedor. Elas também podem ser um primeiro nível de suporte e seu treinamento também deve conter os roteiros para resolução dos problemas mais comuns que os usuários enfrentam na utilização do sistema.

Geralmente esta etapa é deixada para o final da implementação, mas na minha visão é importante treinar pelo menos os integrantes mais experientes e que tenham mais contato com a implementação mais cedo no cronograma, assim, elas já podem se envolver mais em seu funcionamento.

 

  1. Desenvolvimento Baseado em Marcos

Devo ressaltar aqui que a implementação deve ser desenvolvida baseando-se em marcos e reuniões periódicas devem ser feitas com o comitê, qualquer evento inesperado, problema ou ponto de atenção/riscos para próximas fases devem ser listados nestas reuniões.

Isso tudo deve ser passado ao comitê via relatório de status, que deve conter o item, consequências, possíveis soluções e impactos em cronograma. Se o gerente do projeto/programa de implementação estiver envolvido, propostas de mudanças no cronograma/custo já podem ser sugeridas. Riscos devem ser informados o quanto antes, e podem gerar necessidade de reunião emergencial do comitê, quanto mais cedo se identifica um risco, mais tempo haverá para mitigar o mesmo.

A cada marco alcançado, o feedback dos recursos envolvidos deve ser obtido com clareza sobre os resultados alcançados e o nível que as soluções implementadas atendem às necessidades PLM.

Customizações mais complexas que não possibilitem testes completos antes do final do projeto podem ser aprovadas parcialmente durante os marcos.

Caso, infelizmente, ao final de algum marco o resultado esperado não seja alcançado, o mesmo não deve ser “fechado” até que as atividades necessárias para alcançar este resultado sejam reprogramadas e executadas.

 

  1. Final da Implementação

As fases finais de implementação consistem em testes e garantia de qualidade, treinamento de usuários, migração de dados legados e “kickoff”.

Casos de uso devem ser criados e testados, testes de performance com múltiplos usuários e testes de stress também devem ser realizados, qualquer problema deve ser analisado, passado pelo comitê diretor e, se necessário, gerar solicitação de mudança.

O treinamento dos usuários é de extrema importância e não deve ser negligenciado a favor de suas atividades diárias.

É importante que o treinamento seja interativo, um ambiente de treinamento deve ser criado para esse fim, carregando dados reais de algum produto real, tudo já deve estar funcionando, inclusive notificações por e-mail com links, etc.

Após ou até mesmo durante o treinamento, deve ser realizada a importação de dados legados reais do sistema anterior, esta fase deve ser programada para que no momento de sua execução, os dados legados já estejam disponíveis de forma saneada e atualizada para serem importados no novo sistema, o saneamento e mapeamento destes dados de um sistema para outro pode tomar tempo e recursos consideráveis e pode não acontecer no momento exato em que a equipe responsável pelos dados disponibilize os mesmos, portanto, um mecanismo para verificar se estes estão atualizados no momento da importação é imprescindível, esta importação pode gerar necessidade de retrabalho das últimas tarefas realizadas no sistema anterior, mais um ponto de atenção. Programação e simulação dos dados devem ser utilizadas para garantir uma migração rápida e suave.

 

  1. Kickoff

No momento em que os dados legados estão visíveis no novo sistema e os usuários estão bem treinados, a aposentadoria do sistema antigo pode ser anunciada e o ambiente de produção do novo sistema pode ser disponibilizado.

Um período de “operação assistida” deve ser programado no “kickoff”, com a presença de consultores do fornecedor, apoiando os usuários nesse início da utilização da nova ferramenta. Podem ocorrer erros na operação inicial e devem haver meios de reverter os mesmos, processos críticos devem ser vigiados com mais atenção para que possíveis erros não se desdobrem em problemas mais sérios.

 

Conclusão

 

Neste artigo identificamos vários desafios na implantação de um sistema PLM e apontamos possíveis soluções para os mesmos. É um tema complexo e em minha experiência como consultor Sênior PLM encontrei muitas dificuldades em implementações quando o cliente, apesar de entender as vantagens de um sistema PLM, não estava devidamente preparado para o nível de mudança que esse processo pode causar. Em geral, o fornecedor que acaba “conduzindo” a implementação com as devidas aprovações do cliente, o que não é de todo mal, porém, quanto mais munido de informações o cliente está, mais ele pode agregar positivamente no processo de implementação.

Acredito que este guia ajudará muito todos os envolvidos na implementação de sistemas PLM e até de outros tipos de sistemas.

 

Fontes

Este artigo é baseado, além de minha experiência, em artigos da “Technology Evaluation Centers (TEC)” e em artigos/PMBOK sobre as melhores práticas de gerenciamento de projetos da PMI (Project Management Institute).

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